|
ظة
4 ـ قسم الشئون المالية :
-
الهدف : انجاز كافة الأعمال المالية الخاصة بالبلدية وفقا للأنظمة المعتمدة
.
-
الارتباط التنظيمي : يرتبط برئيس البلدية .
-
المهام :
-
إنجاز
المعاملات المالية وتطبيق التعليمات للتأكد من إتمام وسلامة عمليات
الإيرادات والمصروفات
-
تدقيق المستندات المالية الواردة وتعزيز أوامر الصرف والحوالات والشيكات .
-
إعداد
الحالات المالية والمستندات الخاصة بالتعويضات ومراقبة صرف اعتمادات بنود
الميزانية .
-
قيد المستندات في السجلات المحاسبية والاحصائية وإعداد الجداول الشهرية .
-
المشاركة في إعداد وطرح المناقصات بعد التأكد من إتباع الأنظمة والتعليمات
المقررة والمشاركة في أعمال لجنة المناقصات وفتح المظاريف والبت وتدقيق
المستندات والبيانات للتأكد ومن تقديم الضمان ومراعاة الأنظمة .
-
تدقيق المستخلصات والمسيرات والفواتير وإعداد أوامر الدفع والحوالات .
-
إعداد الكشوف المالية وفقا للأنظمة والتعليمات السارية .
-
التأكد من تأمين كافة الأصناف المطلوبة وفقا للنظم والتعليمات .
-
مراقبة الأصناف بالمستودع وإجراء عمليات التفتيش والجرد الدوري
والمفاجئ
عليها وإعداد التقارير الخاصة بأي فروق أو تقصير ورفعها للجهة المختصة
ومتابعة تسويتها .
-
مراقبة الأصناف الموجودة بالمستودع من حيث الرصيد والحركة لكل صنف والتأكد
من سلامة الطلب والصرف .
-
المطابقة بين بيانات سجلات المخزون وبطاقات الصنف بالمستودع والتأكد من
مراعاة حد الطلب لكل صنف .
-
التأكد
من إدخال كافة الأصناف إلى المستودعات وتسجيلها وعدم الصرف إلا عن طريق
المستودع
-
رفع المستندات بعد الصرف لديوان المراقبة العامة لتدقيقها والرد على
ملاحظاته عليها .
-
تحصيل جميع إيرادات البلدية والعمل على تنميتها بالتنسيق مع الجهات
المعنية .
-
مراقبة صندوق البلدية ومطابقة السجلات الخاصة به .
-
إجراء الجرد الدوري والصنف سنوي والدوري والمفاجئ على المستودعات
والصندوق -
متابعة العهد والأمانات وتمديدها .
-
إعداد الحسابات الختامية ورفعها في الموعد المحدد من السنة المالية .
-
المشاركة في إعداد مشروع الميزانية الخاصة بالبلدية .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
ويشمل قسم الشئون المالية
الأنشطة التالية :
4/1 المحاسبة
4/2 المستودعات
4/3 الصندوق
4/4 التدقيق
4/5 المشتريات
4/6 وحدة الأيرادات البلدية
4/7 وحدة مراقبة المخزون
4/1
المحاسبة :
المهام :
- تلقي تعليمات إعداد الميزانية للسنة المالية الجديدة وجمع بيانات أبواب
الميزانية ( الأول ، الثاني ، الثالث ، الرابع )
-
إعداد مشروع الميزانية ومراجعته مع الأقسام المختصة بالوزارة وإدخال
التعديلات اللازمة .
-
مناقشة الطلبات التي تتضمنها الميزانية مع المختصين بالوزارة مع ذكر
المبررات الخاصة بكل طلب .
-
إنشاء واستيفاء سجلات الميزانية وإدراج الاعتمادات موزعة على البنود
والمشروعات مع تسجيل المنصرف والرصيد المتبقي .
-
إعداد طلبات تعزيز البنود والمناقلات المتعلقة بها .
-
الحصر والارتباط والقيد بالسجلات للمبالغ المطلوب الارتباط بها بعد التأكد
من سماح البند والتأثير بعد إتمام الصرف وفق التعليمات المالية والوقوف على
الرصيد المتبقي واتخاذ مايلزم لتعزيزه اذا لزم الأمر.
-
إعداد الحوالات وأوامر الدفع : استلام أوامر الصرف والمستندات المؤيدة لها
وإعداد حوالات وأوامر الدفع وتسليمها لأصحابها .
-
إعداد السجلات المالية والحسابات الختامية : حسابات المصروفات
والإيرادات والأمانات والحوالات والصندوق والعهد والحسابات الجارية وإجراء القيود
الحسابية والتسويات اللازمة وإعداد الحسابات الشهرية والربع سنوية
والختامية واستكمال البيانات ورفعها للجهات المختصة بالوزارة وديوان
المراقبة العامة وإعداد كشوفات الحالة المالية وإجراء عمليات الصرف لحساب
مصلحة معاشات التقاعد والتأمينات الاجتماعية .
-
مراجعة المستخلصات المالية وأوامر الصرف مستندياً وحسابياً والتأكد من
سلامة الاستحقاق وكذلك التأكد من تقديم الضمانات المطلوبة ومراعاة الأنظمة
والتعليمات الصادرة في هذا الشأن .
-
مطابقة الرواتب والأجور بقرارات الحسم وقرارات العلاوات والمكافآت وغيرها
.
-
إجراء عمليات الجرد السنوي للصندوق وعلى فترات زمنية وبصورة مفاجئة وإعداد
المحاضر الخاصة بها .
-
مطابقة يومية للصندوق مع سجلات المصروفات والإيرادات .
-
استيفاء كافة أنواع الرسوم الخاصة بالبلدية وتوريد كل المبالغ المحصلة
يومياً للصندوق أوالبنك حسب التعليمات وتسجيلها بالسجلات ومطابقتها مع
اليومية العامة .
-
متابعة تحصيل إيرادات البلدية في أوقاتها والرفع عن أي تأخير .
-
إعداد البيانات الآحصائية الخاصة بالتحصيل .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
- 4/1/2
المستودع :
-
المهام
-
استلام الأدوات والمعدات وكافة الأصناف وكافة الواردة بعد التأكد من
سلامتها ومطابقتها لأوامر الشراء والتوريد نوعاً وعدداً وقيمة .
-
تخزين الأصناف في الأماكن المخصصة لها وفقا للأسلوب العلمي .
-
التأكد من استيفاء وتطبيق تعليمات الأمن والسلامة للمحافظة على المخزون
وصيانته وسهولة الإيداع والصرف منه وحماية الأصناف من التلف والضياع .
-
تنظيم عمليات الإدخال والإخراج وإثباتها بالسجلات والبطاقات والدفاتر
المخصصة لذلك وفقا لنظام المستودعات .
-
مراجعة أوامر صرف المواد والتأكد من اعتمادها من صاحب الصلاحية .
-
عدم استلام المعدات والأدوات غير المطابقة للمواصفات .
-
الرفع عن الأشياء التالفة أو التي تفقد قيمتها وتصبح غير صالحة للتوجيه
بشأنها أو التي لم يعد عليها طلب للنظر في التخلص منها وفقاً للتعليمات
المنظمة لذلك .
-
تقديم تقرير ربع سنوي عن موجودات المستودع وحالتها والتوصيات حيالها من
إصلاح اوبيع أواتلاف وتقرير مفصل عن حالة المواد الداخلة والخارجة من
المستودع والمتبقي منها وحالتها .
-
حفظ المستندات المؤيدة للصرف
-
تحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب
الزيادة أو النقص في الأصناف المخزنة .
-
المشاركة في أعمال الجرد السنوي والدوري وتقديم كافة الإيضاحات والسجلات
والبيانات اللازمة
-
مسك دفاتر وبطاقات العهد المستديمة للموظفين أو للأقسام ومتابعتها وفقا
للتعليمات .
-
مراقبة حركة الوارد والمنصرف بغرض التأكد من تواجد المواد والمعدات
المطلوبة ومراعاة ومتابعة الحد الأدنى و الاعلى لموجودات المستودع .
-
حفظ المستندات المزيدة للقيود .
-
القيام بإجراء وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات .
-
تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات اللازمة في حالة حدوث
عجزا أو فقد أوتلف أو غير ذلك .
-
المشاركة في اللجان ذات العلاقة .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
4/3 الصندوق :
-
المهام :
-
استلام المبالغ الواردة وحفظها والتأكد من سلامتها وفقا للأنظمة
والتعليمات .
-
صرف المبالغ المطلوب صرفها بموجب الحوالات ومسيرات الرواتب والأجور
وأوامر الصرف المختلفة بعد التأكد من استيفاء المستندات والتوقيعات وصحة
العمليات الحسابية
-
مسك السجلات اللازمة لتنظيم عمليات قيد المبالغ الواردة والمنصرفة .
-
المطابقة الحسابية مع السجلات المالية والمحاسبية وتحرى أي فروق لمعرفة
أسبابها ومعالجتها .
-
صرف المبالغ اللازمة من مؤسسة النقد العربي وقيدها في يومية النقدية .
-
التعامل مع البنوك إيداعا وصرفاً وفقاً للتعليمات .
-
جرد الصندوق دوريا واستمرا حسب التعليمات ورفع التقارير اللازمة نظاماً .
-
تقديم أي بيانات تطلب عند القيام بالجرد الدوري أوالمفاجيْ .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
4/4 التدقيق :
-
المهام :
-
فحص الأوراق والمستندات الواردة والصادرة من والى الشئون المالية من حيث
استيفاء المرفقات والنماذج والتوقيعات وما الى ذلك .
-
تدقيق المستخلصات المالية وأوامر الصرف للتأكد من :
* عدم تجاوز البند
* عدم النقل من بند لآخر
* تطبيق الشروط التعاقدية واستيفائها .
* توافر المستندات المؤيدة لصحة الاستحقاق .
ويسري ذلك على كافة بنود الموازنة
-
إعادة الأوراق غير المستوفاة إلى مصادرها لاستيفاء المطلوب ومتابعة ذلك .
-
مراجعة الكشوف المالية الشهرية قبل تقديمها لديوان المراقبة العامة .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف
4/5 المشتريات :
المهام
-
تخطيط وتنظيم ومراقبة حركة المواد لتأمين احتياجات البلدية وإحكام الرقابة
عليها وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات .
-
الاشتراك مع الأقسام المختصة لتحديد احتياجاتها من المواد واللوازم
والمعدات .
-
الاشتراك مع الأقسام المختصة في تحديد المواصفات لهذه الأصناف لتأمينها
وتحديد كمياتها وفق الاعتمادات المخصصة بالتنسيق مع الشئون المالية .
-
الحصول على التسعيرات واختيار الأفضل نوعاً وسعراً وشروطاً والاحتفاظ
بقوائم الأسعار .
-
تطبيق نظم المناقصات والتعليمات الخاصة بها من حيث الإعلان وتلقي العطاءات
وعمل محاضر بتحديدها والقيام بعمال سكرتارية لجنة فتح المظاريف ومل المحاضر
اللازمة لها بالإحالة إلى لجنة التحليل والبت وتلقي تقريرها باتخاذ
إجراءات
تحرير العقود .
-
تأمين المشتريات اللازمة لخدمة البلدية بالشراء المباشر وفقاً للتعليمات .
-
تسليم خطاب الضمان وتسجيله ورفعه مع صورة العقد للجهة المختصة بالصرف .
-
اتخاذ إجراءات عمل مستخلصات جاري الدفعات طبقا للكميات التي يتم حسابها
بمعرفة الجهة المختصة ورفعها للشئون المالية للصرف .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
4/6 الإيرادات البلدية :
-
وتتولى المهام التالية :
-
إيجاد مصادر جديدة لإيرادات البلدية أو المجمع القروي من مشاريع استثمارية
وتجارية وترفيهية لتطوير وتحسين المرافق والخدمات البلدية بالتنسيق مع
الجهات المختصة بالبلدية أو المجمع القروي .
-
تحصيل الإيرادات المالية للبلدية أو المجمع القروي والتعرف على مستوى
التحصيل الفعلي ومعالجة العوائق المؤثرة على التحصيل .
-
التنسيق مع الإدارة المختصة بتنمية الاستثمارات بالجهة التي تتبعها حيال
استثمارات البلدية .
-
إعداد الدراسات المتعلقة بكيفية تحصيل الإيرادات وتوريدها .
-
إعداد المطالبات بالمبالغ المستحقة من كل جهة ومتابعة تحصيلها .
-
دراسة الكشوف والمستندات والإحصائيات المتعلقة بجميع الإيرادات .
-
إبداء الرأي الفني بالنسبة لمشاريع المجمع واختيار أفضلها في ضوء المعايير
الموضوعة .
-
أداء أي مهام أخرى تدخل في نطاق الهدف .
| 
